Signieren ohne Karte

Wenn Sie ohne Signaturkarte signieren, empfiehlt sich eine zentrale Software, die den Prozess steuert – vom Workflow über die Signatur bis zur Einbindung externer Unterzeichnender.

portiQ übernimmt genau diese Aufgabe: Es verbindet Signatur und digitale Freigaben in einer Plattform und ermöglicht so effizientes, mobiles und rechtssicheres Signieren – unterstützt durch den qualifizierten Fernsignaturdienst sign-me von D-Trust.

Kurz gesagt:
portiQ macht aus einer einzelnen Signatur einen sicheren, flexiblen und effizienten digitalen Prozess.

So läuft ein Dokumentenprozess mit kartenloser Signatur in portiQ ab:

1. Dokumente bereitstellen 
   Dokumente werden direkt über den Workflow oder die DirektSignaturseite eingestellt.
2. Signaturniveau wählen
   Je nach Anforderung kann zwischen einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur gewählt werden.
3. Signatur auslösen Für die qualifizierte Signatur (QES) erfolgt bei Bedarf die einmalige Registrierung und Identifizierung beim Fernsignaturdienst sign-me; anschließend wird die Signatur am Mobilgerät bestätigt.
4. Abschluss und Nachvollziehbarkeit 
   Signierte Dokumente, Statusinformationen und Protokolle sind zentral im Prozess verfügbar.

1. Unterschriften und Prüfungen
   • Alle Signaturarten in einem System: einfach, fortgeschritten und qualifiziert
   • Signaturen können sichtbar oder unsichtbar gesetzt werden: unsichtbare Signaturen belegen die Unterschrift rechtlich, ohne das Layout oder den Lesefluss des Dokuments zu verändern
   • Signaturen lassen sich prüfen inkl. automatischem Prüfbericht
   • Stapelsignaturen ermöglichen es, mehrere Dokumente mit einer Freigabe zu signieren
2. Workflows, Vorlagen und 4-Augen-Freigaben
   • Unterschriftenumläufe und Freigabeprozesse lassen sich einfach abbilden, inklusive 4-AugenPrinzip
   • Wiederkehrende Abläufe können als Workflow-Vorlagen (Templates) gespeichert werden
   • Statusverfolgung und klare Rollen erleichtern die Kontrolle und Vertretungsregeln
   • Mit der Direkt-Signaturseite lassen sich Dokumente auch ohne vollständigen Workflow unterschreiben
3. Externe Beteiligte einfach einbinden
   • Externe Unterzeichnende können per Link eingeladen werden, ohne eigenen PortalLogin
   • Bei qualifizierten Signaturen (QES) erfolgt die Weiterleitung zur Fernsignatur signme
   • Berechtigungen und Sichtbarkeiten lassen sich im Prozess einfach steuern, damit alle nur das sehen, was sie sollen

Vom schnellen Start bis zur maximalen Datenhoheit

portiQ gibt es in mehreren Betriebsvarianten. Die Auswahl hängt von Anforderungen an Flexibilität, Anpassung und Datenhoheit ab – wir helfen bei der Auswahl:

1. portiQ start (SaaS-Cloudlösung)
   • Sofortiger Einstieg ohne eigene Infrastruktur, direkt nutzbar
   • Ideal für erste Workflows und standardisierte Prozesse
   • Definierte transparente Schnittstellen verfügbar
   • Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum
2. portiQ extended (Managed Cloud)
   • Betrieb in einer kundenspezifischen, verwalteten Cloud-Umgebung
   • Mehr Möglichkeiten für Konfiguration, Integration und eigenes Branding
   • Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum
3. portiQ local (OnPremise)
   • Maximale Kontrolle z. B. bei hohen Anforderungen an Datenhoheit
   • Nahtlose Integration in bestehende Systeme wie DMS oder SAP

Kurz gesagt: Überall dort, wo Papier, Abstimmungen oder langsame Prozesse Zeit kosten und Risiken entstehen, schaffen Signaturen ohne Karte Effizienz und Rechtssicherheit.

• HR und Personal-Onboarding: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Richtlinien
• Einkauf und Beschaffung: Bestellungen, Freigaben, Rahmenverträge
• Vertrieb: Angebote, Verträge, NDAs – auch mit externen Partnern
• Rechnungsfreigaben & interne Genehmigungen

Schnell starten: Erste Use Cases lassen sich sofort ohne Karte signieren – mit klar kalkulierbaren Kosten und ohne Risiko mit portiQ start: PortiQ start - Signaturportal.

Komplexere Anforderungen? Wir begleiten Sie entlang des gesamten Weges – praxisnah und prozessorientiert:

• Usecase-Workshop: Welches Signaturniveau ist wo wirklich nötig?
• Design Ihrer Workflows (inkl. Vorlagen, Rollen, Vertretungen, 4-Augen-Freigaben)
• Technische Integration (z. B. REST-API-Anbindung in Ihre Fachanwendungen)
• Rollout-Konzept und Enablement für Fachbereiche und Admins

Brauchen externe Unterzeichnende einen eigenen Account?

⇒ Nein. Externe Unterzeichnende können Dokumente über einen E-Mail-Link unterzeichnen, ohne einen eigenen Account anlegen zu müssen.

Kann ich qualifiziert unterschreiben, ohne eine Signaturkarte zu nutzen?

⇒ Ja. Mit Fernsignatur wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach Identifizierung per Mobilgerät ausgelöst – ohne Signaturkarte und ohne Kartenleser.

Kann ich auch ohne Workflow signieren?

⇒ Ja. Neben Workflows sind auch Direkt-Signaturen einzelner Dateien möglich.Signaturseiten m

Können mehrere Dokumente „in einem Rutsch“ signiert werden?

⇒ Ja, portiQ unterstützt Stapelsignaturen (Batch-Freigaben).

Welche Formate werden unterstützt?

⇒ PDF ist der Standard; je nach Szenario können auch andere Dateiformate signiert werden.

Wie wähle ich das richtige Signaturniveau?

⇒ Das hängt von Prozess, Risiko und ggf. Schriftformerfordernissen ab. Wir helfen bei der Einordnung und bauen daraus einen pragmatischen, revisionsfähigen Zielprozess.