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Digitale Signatur im Geschäft

Einsatzgebiete der elektronischen Signatur

Unterschreiben Sie noch oder signieren Sie schon?

 

Viele Unternehmen haben die Chance erkannt, mit der elektronischen Signatur Zeit und Geld zu spären. Sie können Medienbrüche vermeiden und ihren Workflow erheblich verbessern. Die aktuell wichtigsten Signaturanwendungen für Unternehmen präsentieren wir Ihnen hier im Überblick. 

Der Trend ist klar gesetzt: Die öffentliche Verwaltung stellt von Papier- auf IT-gestützte Verfahren um – mit der Tendenz, dass ihre Kommunikationspartner einige Vorgänge zukünftig nicht nur elektronisch signieren können, sondern sogar müssen. Auch wer sich bislang nicht für die neue Form der Unterschrift interessiert, kann also schon bald damit konfrontiert werden.

Ursprungszeugnis

Alle deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) bieten ihren Unternehmen den Online-Service zur Ursprungszeugnisbeantragung an. Die Möglichkeit, ein von der IHK bewilligtes Ursprungszeugnis direkt vor Ort auszudrucken, ist für viele der bereits teilnehmenden Unternehmen unentbehrlich geworden.

Das Formular zur Beantragung von Ursprungszeugnissen steht im Internet zur Verfügung; dort finden Sie auch eine Demo-Version zum Testen. Im Echtbetrieb füllt das Exportunternehmen das Online-Antragsformular aus und schickt es an die zuständige IHK. Im nächsten Schritt prüft die IHK die Daten. Sobald die IHK den Antrag bewilligt hat, kann das Ursprungszeugnis ausgedruckt werden. Die meisten beteiligten Unternehmen wählen dazu die Option, diesen Ausdruck direkt bei sich im Unternehmen vorzunehmen. In jedem Falle erhält das Unternehmen auch beim elektronischen Antragsverfahren ein offizielles Ursprungszeugnisdokument auf Papier, das die rechtlichen und formellen Anforderungen voll erfüllt.

Bereits seit Januar 2002 steht das „Elektronische Ursprungszeugnis“ den IHKs und ihren Mitgliedsunternehmen im Echtbetrieb zur Verfügung. Aufgrund der positiven Resonanz unter den Nutzern und dem intensiven Interesse von außen wird die Anwendung regelmäßig überarbeitet und optimiert.

Eine neue, webbasierte Version des „Elektronischen Ursprungszeugnis“ wird seit 2019 eingeführt. Hierbei können die Unternehmen wählen, ob sie für das Antragsverfahren eine individuelle Nutzerkennung oder die qualifizierte elektronische Signatur wählen möchten.

Die Alt-Anwendung „Elektronisches Ursprungszeugnis“ kann nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur in Form der IHK-Signaturkarte genutzt werden.

Die Bewilligung der elektronischen Ursprungszeugnisse erfolgt in beiden Anwendungen mit der qualifizierten elektronischen Signatur der zuständigen IHK-Mitarbeiter.

Abfallnachweisverfahren

Seit dem 01.04.2010 ist das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) verbindlich. Abfallerzeuger, -beförderer und –entsorger müssen die gesamte Kommunikation rund um die Entsorgung gefährlicher Abfälle elektronisch abwickeln. Hinzu kommt die Pflicht zur elektronischen Signatur: Behörden und Abfallentsorger müssen in der Lage sein, elektronisch zu signieren. Seit dem 01.02.2011 gilt dies auch für Abfallerzeuger und –beförderer.

Rechtsgrundlage ist die Verordnung zur Vereinfachung der Abfallrechtlichen Überwachung. Sie behandelt in Abschnitt 4, § 19 ausdrücklich die Signatur: „Die zur Nachweisführung Verpflichteten sowie die zuständigen Behörden haben die zu übermittelnden elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.“ Dies betrifft insbesondere die elektronischen Nachweiserklärungen und Begleitscheine, aber auch andere beim Abfallnachweisverfahren anfallende Dokumente.

Kunden, die sich über das elektronische Abfallnachweisverfahren informieren wollen, wenden sich am besten an die zuständige IHK. Sie können sich ferner über die Zentrale Koordinierungsstelle der Länder informieren. Bei uns finden Sie ausführliche Informationen darüber, wie das elektronische Abfallnachweisverfahren mit der elektronischen Signatur zusammenspielt und was Sie bei der praktischen Umsetzung beachten sollten.

Emissionshandel

Der Emissionshandel läuft in Deutschland auf rein elektronischem Wege. Unternehmen müssen ihre Emissionsberechtigungen online beantragen und bekommen sie per elektronischem Bescheid zugeteilt. Abgesichert wird die Kommunikation zwischen Anlagenbetreibern und der Deutschen Emissionshandelsstelle (DEHSt) durch die qualifizierte elektronische Signatur.

In der ersten Emissionshandelsperiode von 2004 bis 2008 mussten etwa 1850 Anlagenbetreiber ihre Emissionsberechtigungen bei der Deutschen Emissionshandelsstelle beantragen. Konkret betrifft dies Anlagen aus den Sektoren der Energieverarbeitung, Eisenverarbeitung und der mineralverarbeitenden Industrie, sofern sie bestimmte Leistungs- und Kapazitätsgrenzen überschreiten.

In die zweite Periode des Emissionshandels 2008 bis 2012 wurden rund 100 weitere Anlagenbetreiber einbezogen. Welche Unternehmen emissionshandelspflichtig sind, wird im Anhang 1 des Treibhaus-Emissionshandelsgesetzes definiert.

Nicht nur unter umweltpolitischen Gesichtspunkten, sondern auch im Hinblick auf die elektronische Signatur war der Emissionshandel revolutionär: Während bei anderen E-Government-Anwendungen die elektronische Form immer nur eine mögliche Alternative zum Papierverfahren war, führt beim Kauf und Verkauf von Emissionsrechten kein Weg daran vorbei. Hierfür hat sich der IHK-Signaturservice besonders bewährt: Geschätzte 50 % der Teilnehmer am Emissionshandel nutzen eine IHK-Signaturausstattung.

Hier geht’s zum Online-Emissionshandel bei der Deutschen Emissionshandelsstelle

Verpackungsgesetz

Transparenz und Verantwortung bei der Verpackungsentsorgung – diese Ziele verfolgt die fünfte Verpackungsverordnung, die seit dem 01.01.2009 gilt und seit 2019 als Verpackungsgesetz fortgeführt wird.

Rund 5000 Unternehmen, die als Hersteller und Vertreiber für etwa 95 % des gesamten Verpackungsaufkommens verantwortlich sind, sind von dem Verfahren betroffen. Sie müssen auf elektronischem Wege eine Vollständigkeitserklärung (VE) anfertigen, in der sie das Material und die Menge der Verpackungen beschreiben, die an die privaten Endverbraucher gelangen. Die VE wird bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister  hinterlegt.

Doch zuvor muss ein Testierer die Korrektheit der VE bestätigen, indem er die VE-Prüfbescheinigung auf elektronischem Wege unterschreibt. Als Testierer können öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigte Buchprüfer oder DAU-Umweltgutachter tätig werden. Sie benötigen für das Verfahren eine qualifizierte elektronische Signaturkarte, ein Kartenlesegerät sowie eine eigene Anwendungssoftware zum Signieren von Daten gem. PKCS7-Format.

E-Vergabe

Unter dem Schlagwort "E-Vergabe" werden öffentliche Ausschreibungen nicht nur per Internet publiziert - auch die Angebotsabgabe, Angebotszuschläge, die Vertragsabschlüsse und der übliche Geschäftsverkehr werden online abgewickelt. Das gesamte Vergabeverfahren wird damit schneller, kostengünstiger und transparenter. Die elektronische Signatur kommt dabei in ihrem ganzen Funktionsumfang zum Einsatz:

Die Nutzer müssen sich mit ihrem Personenzertifikat anmelden. So wird sichergestellt, dass nur Personen auf die Anwendung zugreifen, die sich eindeutig identifiziert haben und auch dazu berechtigt sind. Sämtliche Verfahrensschritte der Auftragserteilung - die Anforderung der Verdingungsunterlagen, der Versand der Verdingungsunterlagen, die Angebotsabgabe und die Zuschlagserteilung - werden vom Bieter bzw. der Beschaffungsstelle signiert und verschlüsselt, um Verlässlichkeit und Vertraulichkeit zu garantieren.

Mit der IHK-Signaturkarte können unsere Kunden zahlreiche E-Vergabe-Plattformen nutzen: 

Ausgleichsregelung EEG-Umlage

Wenn stromintensive Betriebe eine Reduzierung der zu zahlenden EEG-Umlage beantragen, müssen sie dies elektronisch tun. Zu den entsprechenden elektronischen Antragsunterlagen gehört unter anderem der Prüfungsvermerk, den ein Wirtschaftsprüfer mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen hat.

Den Prüfungsvermerk muss das Unternehmen zunächst einscannen. Anschließend signiert der Wirtschaftsprüfer die Datei mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Damit bestätigt er, dass die elektronische Version des Prüfungsvermerks dem Original entspricht. Danach leitet der Wirtschaftsprüfer die Datei an das Unternehmen weiter, damit dieses sie zusammen mit den übrigen Antragsunterlagen im Online-Portal ELAN-K“ des BAFA hochladen kann.

Der Wirtschaftsprüfer benötigt für diesen Zweck eine persönliche Signaturkarte, z.B. die IHK-Signaturkarte. Hier kann auf Wunsch und mit einer Bestätigung der Wirtschaftsprüferkammer auch die Zusatzinformation „Wirtschaftsprüfer“ mit aufgenommen werden. Ferner braucht der Wirtschaftsprüfer ein Kartenlesegerät sowie eine Software zur Signierung der pdf-Datei.

Hintergrund: Die EEG-Umlage (Erneuerbare-Energien-Gesetz) fördert in Deutschland den Ausbau erneuerbarer Energien, indem sie die Stromverbraucher an deren Kosten beteiligt. Wenn ein Unternehmen in seiner Produktion sehr große Strommengen benötigt, soll es durch die EEG-Umlage aber nicht in seiner Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt werden. Darum verspricht die „Besondere Ausgleichsregelung“ für diese Unternehmen eine Entlastung. Hier können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen einen Antrag auf Begrenzung der EGG-Umlage stellen. Dabei gibt es keine vollständige Freistellung von der EGG-Umlage, sondern nur eine Reduzierung.

Die Anträge müssen jeweils bis zum 30. Juni eines Jahres beim BAFA eingereicht werden. Seit 2015 sind die Anträge vollständig und ausschließlich auf elektronischen Wege zu übermitteln. Im Jahr 2017 profitierten ca. 2.800 Unternehmen von dieser Regelung.

ELSTER

Mit ELSTER wickelt die deutsche Steuerverwaltung Steuererklärungen und Steueranmeldungen elektronisch ab. Für einige ELSTER-Dienste müssen sich die Steuerpflichtigen mit elektronischen Zertifikaten persönlich authentisieren, wozu drei verschiedene Sicherheitslevel angeboten werden. Den höchsten Sicherheitslevel stellt dabei die qualifizierte elektronische Signatur dar, den auch die IHK-Signaturkarte erfüllt. 

Welchen Sicherheitslevel der Steuerpflichtige bei ELSTER wählt, hängt in erster Linie von seinem persönlichen Sicherheitsbedürfnis ab. Lediglich die elektronische Steuerkontoabfrage setzt zwingend die Nutzung einer qualifizierten Signaturkarte, wie zum Beispiel der IHK-Signaturkarte, voraus. Kunden können individuell online prüfen, ob ihre Signaturkarte ELSTER-fit ist.

Die drei ELSTER-Sicherheitslevel im einzelnen:

  • ELSTER Basis – Softwarezertifikat, persönlich zu beantragen bei ELSTER.
    Geeignet für Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Kapitalertragsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung und weitere Formulare.
    Kostenlos.
  • ELSTER Spezial – Zertifikat auf USB-Stick, persönlich zu beantragen bei ELSTER.
    Geeignet für Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Kapitalertragsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung und weitere Formulare.
    44,99 €.
  • ELSTER Plus – Qualifizierte elektronische Singaturkarte, zu beantragen bei einem signaturgesetzkonformen Zertifizierungsdiensteanbieter (z.B. IHK-Signaturkarte von D-TRUST).
    Geeignet für elektronische Steuerkontoabfrage, Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Kapitalertragsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung und weitere Formulare.
    Kosten beim Zertifizierungsdiensteanbieter zu erfragen.

Arbeitgeber und Unternehmen sind verpflichtet, ihre Steuerdaten elektronisch zu übermitteln. Privatanwender können ihre Einkommensteuererklärung ebenfalls mittels ELSTER abgeben. Wenn sie sich mit ELSTER Basis, ELSTER Spezial oder ELSTER Plus authentisieren, unterschreiben sie damit gleichzeitig ihre Steuererklärung und können daher auf den postalischen Versand der Steuererklärung an das Finanzamt verzichten. 
 

Elektronischer Rechtsverkehr

Der elektronische Rechtsverkehr soll Gerichtsverfahren beschleunigen und die gerichtliche Kommunikation effizienter machen. Ohne auf Rechtssicherheit verzichten zu müssen, kann man damit Gerichte und Behörden einfacher erreichen. Denn mit dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP können die Nutzer nunmehr Schriftsätze und andere Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam an alle teilnehmenden Gerichte / Behörden schnell und sicher übermitteln.

Das Bundesverwaltungsgericht und der Bundesfinanzhof haben zusammen mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik das EGVP konzipiert. Etwas vereinfacht kann man sich dieses Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach wie ein Mailprogramm mit integrierter Signaturfunktion vorstellen. Es steht mit allen erforderlichen Zusatzprogrammen lizenzkostenfrei zum Download zur Verfügung.

Auch beim elektronischen Handelsregister kommt das EGVP zum Einsatz. Nicht nur die Amtsgerichte als registerführende Stellen steigen auf den vollelektronischen Workflow um, sondern auch ihre Kommunikationspartner, die Notare und IHKs. Für den sicheren Datenaustausch rund um die Firmendaten bedienen sie sich dazu ebenfalls des EGVPs. Allerdings schreiben dazu nicht alle Bundesländer den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur vor.

Patent- und Markenanmeldung

Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) nimmt jährlich ca. 200.000 Anmeldungen von Schutzrechten entgegen – und will mit der elektronischen Anmeldung seine Prozesse deutlich rationalisieren. Darum stellt es seinen Kunden die Software PaTrAS (Patent and Trademark Application System) zum Erstellen und Validieren der Anmeldedokumente im XML-Format kostenlos zur Verfügung.

Seit 2006 ist die elektronische Anmeldung von Schutzrechten beim DPMA auf ein geschlossenes OSCI-Verfahren umgestellt. Grundlage ist die "Basiskomponente Datensicherheit -Virtuelle Poststelle des Bundes (VPS)". Damit ist die zentrale Anforderung, alle in Deutschland erhältlichen qualifizierten Signaturkarten in dem elektronischen Verfahren zu unterstützen, realisiert worden.

Nicht nur das DPMA, auch seine Kommunikationspartner sollen von der Online-Markenanmeldung profitieren. Denn im Vergleich zur Papierform bietet es nicht nur eine höhere Daten- und Informationssicherheit, sondern auch schnellere Übertragungswege und eine kostengünstigere Anmeldung.

Hier geht’s zum Deutschen Patent- und Markenamt

Online-Mahnverfahren

Rechtsanwälte und Inkassodienstleister müssen ihre Mahnbescheidsanträge in maschinell lesbarer Form an die Gerichte übermitteln. Um Mahnanträge per Internet zu übermitteln, kann man das Webportal „Online-Mahnantrag“ nutzen. Benötigt werden dafür eine qualifizierte Signaturkarte, ein Kartenlesegerät und das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Die EGVP-Software steht kostenlos zum Download bereit. Der Datensatz wird elektronisch signiert und dem zuständigen Gericht elektronisch übermittelt.

Insbesondere Antragsteller mit einem höheren Antragsaufkommen nutzen häufig eine Fachsoftware. Sofern diese über Schnittstellen zum automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren verfügt, können die entsprechenden Antragsdaten ebenfalls mit Hilfe des EGVP übermittelt werden. Auch hierfür werden dann eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt.

Hier geht’s zum Webportal „Online-Mahnantrag“

Geschäftsabschlüsse / Bilanzen für polnische Behörden

Seit 2019 Jahr müssen polnische Unternehmen ihre Bilanzen und Geschäftsabschlüsse auf elektronischem Wege und mit elektronischer Signatur bei den polnischen Behörden einreichen. Jetzt gibt es grünes Licht, für dieses Verfahren auch deutsche Signaturkarten, zum Beispiel die IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST, einzusetzen. Die Bilanzen sind jeweils bis zum 31.03. des Folgejahres einzureichen.

Die Unterlagen werden mittels des spezifisch polnischen ePUAP-Systems übermittelt und verarbeitet. Für deutsche Unternehmen oder Einzelpersonen, die als Gesellschafter polnischer Unternehmen von dem Verfahren betroffen sind, gibt es nun einen gangbaren Weg zur Erbringung der von ihnen geforderten elektronischen Signaturen:

Da die polnischen ePUAP-Signaturen in Deutschland nicht verfügbar sind, empfiehlt sich die Nutzung einer deutschen, EU-konformen qualifizierten elektronischen Signatur, wie z.B. der IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST. Die Anerkennung dieser Signaturkarte wurde von den polnischen Behörden bestätigt.
Die Jahresabschlüsse müssend dann im XML-Format signiert und dem Register vorgelegt werden (Signaturaustauschformat: XAdES). Für die geforderte XAdES-Signatur empfiehlt sich zum Beispiel die Software „digiSeal office“ des deutschen Herstellers secrypt GmbH, die speziell auf die polnischen Anforderungen angepasst wurde.
Die Unterlagen können von vertretungsberechtigten natürlichen Personen, die über eine PESEL-Nummer (polnische Personenkennzahl) verfügen und diese PESEL im Unternehmensregister offengelegt wurde, eingereicht werden.

Das elektronische Prozedere soll die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen vereinfachen. Die Unterlagen sind über das Webportal des polnischen Justizministeriums unter dem Link https://ekrs.ms.gov.pl zu übermitteln.

Arbeitnehmerüberlassung

Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher müssen vor Beginn der Arbeitnehmerüberlassung einen Vertrag schließen, der als „Arbeitnehmerüberlassung“ zu bezeichnen ist (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG). Zudem ist der jeweilige Leiharbeitnehmer vor der Überlassung zu konkretisieren (§ 1 Abs. 1 Satz 6 AÜG). Eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung wird sanktioniert; es drohen Bußgelder.

Der Vertrag zwischen Ver- und Entleiher bedarf der Schriftform (§ 12 Abs. 1 AÜG). Zulässig ist auch ein elektronischer Vertragsabschluss, sofern beide Parteien das Dokument mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Diese Variante empfiehlt sich vor allem dann, wenn kurzfristig Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und Verzögerungen durch den Postversand vermieden werden sollen. Um die qualifizierte Signatur nutzen zu können, braucht man neben der Signaturkarte und dem Kartenlesegerät eine  Software zur Dateisignatur.