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Digitale Signatur im Geschäft

Einsatzgebiete der elektronischen Signatur

Unterschreiben Sie noch oder signieren Sie schon?

 

Viele Unternehmen haben die Chance erkannt, mit der elektronischen Signatur Zeit und Geld zu spären. Sie können Medienbrüche vermeiden und ihren Workflow erheblich verbessern. Die aktuell wichtigsten Signaturanwendungen für Unternehmen präsentieren wir Ihnen hier im Überblick. 

Der Trend ist klar gesetzt: Die öffentliche Verwaltung stellt von Papier- auf IT-gestützte Verfahren um – mit der Tendenz, dass ihre Kommunikationspartner einige Vorgänge zukünftig nicht nur elektronisch signieren können, sondern sogar müssen. Auch wer sich bislang nicht für die neue Form der Unterschrift interessiert, kann also schon bald damit konfrontiert werden.

Ursprungszeugnis

Alle deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) bieten ihren Unternehmen den Online-Service zur Ursprungszeugnisbeantragung an. Die Möglichkeit, ein von der IHK bewilligtes Ursprungszeugnis direkt vor Ort auszudrucken, ist für viele der bereits teilnehmenden Unternehmen unentbehrlich geworden. Unternehmen wählen, ob sie für das Antragsverfahren eine individuelle Nutzerkennung oder die qualifizierte elektronische Signatur wählen möchten.

Die Bewilligung der elektronischen Ursprungszeugnisse erfolgt  mit der qualifizierten elektronischen Signatur der zuständigen IHK-Mitarbeiter.

Abfallnachweisverfahren

Seit dem 01.04.2010 ist das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) verbindlich. Abfallerzeuger, -beförderer und –entsorger müssen die gesamte Kommunikation rund um die Entsorgung gefährlicher Abfälle elektronisch abwickeln. Hinzu kommt die Pflicht zur elektronischen Signatur: Behörden und Abfallentsorger müssen in der Lage sein, elektronisch zu signieren. Seit dem 01.02.2011 gilt dies auch für Abfallerzeuger und –beförderer.

Rechtsgrundlage ist die Verordnung zur Vereinfachung der Abfallrechtlichen Überwachung. Sie behandelt in Abschnitt 4, § 19 ausdrücklich die Signatur: „Die zur Nachweisführung Verpflichteten sowie die zuständigen Behörden haben die zu übermittelnden elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.“ Dies betrifft insbesondere die elektronischen Nachweiserklärungen und Begleitscheine, aber auch andere beim Abfallnachweisverfahren anfallende Dokumente.

Kunden, die sich über das elektronische Abfallnachweisverfahren informieren wollen, wenden sich am besten an die zuständige IHK. Sie können sich ferner über die Zentrale Koordinierungsstelle der Länder informieren. Bei uns finden Sie ausführliche Informationen darüber, wie das elektronische Abfallnachweisverfahren mit der elektronischen Signatur zusammenspielt und was Sie bei der praktischen Umsetzung beachten sollten.

Europäischer Emissionshandel

Der europäische Emissionshandel läuft in Deutschland auf rein elektronischem Wege. Unternehmen müssen ihre Emissionsberechtigungen online beantragen und bekommen sie per elektronischem Bescheid zugeteilt. Abgesichert wird die Kommunikation zwischen Anlagenbetreibern und der Deutschen Emissionshandelsstelle (DEHSt) durch die qualifizierte elektronische Signatur.

In der ersten Emissionshandelsperiode von 2004 bis 2008 mussten etwa 1850 Anlagenbetreiber ihre Emissionsberechtigungen bei der Deutschen Emissionshandelsstelle beantragen. Konkret betrifft dies Anlagen aus den Sektoren der Energieverarbeitung, Eisenverarbeitung und der mineralverarbeitenden Industrie, sofern sie bestimmte Leistungs- und Kapazitätsgrenzen überschreiten.

In die zweite Periode des Emissionshandels 2008 bis 2012 wurden rund 100 weitere Anlagenbetreiber einbezogen. Welche Unternehmen emissionshandelspflichtig sind, wird im Anhang 1 des Treibhaus-Emissionshandelsgesetzes definiert.

Nicht nur unter umweltpolitischen Gesichtspunkten, sondern auch im Hinblick auf die elektronische Signatur war der Emissionshandel revolutionär: Während bei anderen E-Government-Anwendungen die elektronische Form immer nur eine mögliche Alternative zum Papierverfahren war, führt beim Kauf und Verkauf von Emissionsrechten kein Weg daran vorbei. Hierfür hat sich der IHK-Signaturservice besonders bewährt: Geschätzte 50 % der Teilnehmer am Emissionshandel nutzen eine IHK-Signaturausstattung.

Bitte beachten Sie bei Ihrer Beantragung einer IHK-Signaturkarte darauf, dass Sie dem Eintrag in das LDAP-Verzeichnis zustimmen, da die DEHSt in der Prüfung auf entsprechende Einträge zugreift.

Hier geht’s zum Online-Emissionshandel bei der Deutschen Emissionshandelsstelle

Nationaler Emissionshandel

Mit Jahresbeginn 2021 startete in Deutschland das nationale Emissionshandelssystem (nEHS), mit dem die Bepreisung von CO2-Emissionen eingeführt wird, insbesondere für die Sektoren Wärme und Verkehr. Das Prinzip ist einfach: Für jede Tonne CO2, die bei der Verbrennung von Brennstoff freigesetzt werden kann, muss ein nEHS-Zertifikat abgegeben werden. Zur Teilnahme am nEHS sind laut Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG) alle natürlichen und juristischen Personen verpflichtet, die für die Tatbestände nach § 2 Absatz 2 des BEHG als Steuerschuldner definiert sind – und zwar auch dann, wenn sich an das Entstehen der Energiesteuer ein Verfahren der Steuerbefreiung anschließt. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Großhändler von Brennstoffen, Hersteller von Brennstoffen mit Großhandelsvertrieb, die Brennstoffe in Verkehr bringen, sowie um Unternehmen, die Brennstoffe nach Deutschland importieren, das heißt im Sinne der Energiesteuer einführen.

Ab 2021 sind BEHG-Verantwortliche) von Benzin, Gasölen, Heizölen, Erdgas und Flüssiggas berichterstattungspflichtig, ab 2023 dann auch Inverkehrbringer von zahlreichen anderen Brennstoffen, z.B. Kohle.

Für die vertrauliche und rechtsverbindliche elektronische Kommunikation hat die Deutsche Emissionshandelsstelle (DEHSt) eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet, über die ihr alle Datenmitteilungen zugestellt werden. Für die Übermittlung von Datenmitteilungen, wie z.B. dem Emissionsbericht, werden ab dem Jahr 2022 erstmalig die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) und die Einrichtung eines VPS-Postfachs benötigt.

Die konkreten Vorgaben für die elektronische Kommunikation nach § 17 BEHG wird die DEHSt im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Alles Informationen rund um den nationalen Emissionshandel und die Einbindung der QES finden Sie auf den Seiten der DEHSt.

Am 27. Juni 2023 veranstaltete D-TRUST ein Webinar zum Thema "Qualifizierte Elektronische Signaturen im Nationalen Emissionshandel". Neben D-TRUST referierten auch Vertreter der DIHK und der DE-CODA. Hier finden Sie die wichtigsten Fakten zur Rolle der Qualifizierten Elektronischen Signatur im Nationalen Emissionshandel als PDF.

Bitte beachten Sie bei Ihrer Beantragung einer IHK-Signaturkarte darauf, dass Sie dem Eintrag in das LDAP-Verzeichnis zustimmen, da die DEHSt in der Prüfung auf entsprechende Einträge zugreift.

Verpackungsgesetz

Transparenz und Verantwortung bei der Verpackungsentsorgung – diese Ziele verfolgt die fünfte Verpackungsverordnung, die seit dem 01.01.2009 gilt und seit 2019 als Verpackungsgesetz fortgeführt wird.

Rund 5000 Unternehmen, die als Hersteller und Vertreiber für etwa 95 % des gesamten Verpackungsaufkommens verantwortlich sind, sind von dem Verfahren betroffen. Sie müssen auf elektronischem Wege eine Vollständigkeitserklärung (VE) anfertigen, in der sie das Material und die Menge der Verpackungen beschreiben, die an die privaten Endverbraucher gelangen. Die VE wird bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister  hinterlegt.

Doch zuvor muss ein Testierer die Korrektheit der VE bestätigen, indem er die VE-Prüfbescheinigung auf elektronischem Wege unterschreibt. Als Testierer können öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigte Buchprüfer oder DAU-Umweltgutachter tätig werden. Sie benötigen für das Verfahren eine qualifizierte elektronische Signaturkarte, ein Kartenlesegerät sowie eine eigene Anwendungssoftware zum Signieren von Daten gem. PKCS7-Format.

E-Vergabe

Unter dem Schlagwort "E-Vergabe" werden öffentliche Ausschreibungen nicht nur per Internet publiziert - auch die Angebotsabgabe, Angebotszuschläge, die Vertragsabschlüsse und der übliche Geschäftsverkehr werden online abgewickelt. Das gesamte Vergabeverfahren wird damit schneller, kostengünstiger und transparenter. Die elektronische Signatur kommt dabei in ihrem ganzen Funktionsumfang zum Einsatz:

Die Nutzer müssen sich mit ihrem Personenzertifikat anmelden. So wird sichergestellt, dass nur Personen auf die Anwendung zugreifen, die sich eindeutig identifiziert haben und auch dazu berechtigt sind. Sämtliche Verfahrensschritte der Auftragserteilung - die Anforderung der Verdingungsunterlagen, der Versand der Verdingungsunterlagen, die Angebotsabgabe und die Zuschlagserteilung - werden vom Bieter bzw. der Beschaffungsstelle signiert und verschlüsselt, um Verlässlichkeit und Vertraulichkeit zu garantieren.

Mit der IHK-Signaturkarte können unsere Kunden zahlreiche E-Vergabe-Plattformen nutzen: 

Bitte beachten Sie, dass manche Plattformen auf das LDAP-Verzeichnis zugreifen. Wie raten Ihnen daher dringend, bei Ihrer Beantragung einer IHK-Signaturkarte der Veröffentlichung im LDAP-Verzeichnis zuzustimmen.

Ausgleichsregelung EEG-Umlage

Wenn stromintensive Betriebe eine Reduzierung der zu zahlenden EEG-Umlage beantragen, müssen sie dies elektronisch tun. Zu den entsprechenden elektronischen Antragsunterlagen gehört unter anderem der Prüfungsvermerk, den ein Wirtschaftsprüfer mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen hat.

Den Prüfungsvermerk muss das Unternehmen zunächst einscannen. Anschließend signiert der Wirtschaftsprüfer die Datei mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Damit bestätigt er, dass die elektronische Version des Prüfungsvermerks dem Original entspricht. Danach leitet der Wirtschaftsprüfer die Datei an das Unternehmen weiter, damit dieses sie zusammen mit den übrigen Antragsunterlagen im Online-Portal ELAN-K“ des BAFA hochladen kann.

Der Wirtschaftsprüfer benötigt für diesen Zweck eine persönliche Signaturkarte, z.B. die IHK-Signaturkarte. Hier kann auf Wunsch und mit einer Bestätigung der Wirtschaftsprüferkammer auch die Zusatzinformation „Wirtschaftsprüfer“ mit aufgenommen werden. Ferner braucht der Wirtschaftsprüfer ein Kartenlesegerät sowie eine Software zur Signierung der pdf-Datei.

Hintergrund: Die EEG-Umlage (Erneuerbare-Energien-Gesetz) fördert in Deutschland den Ausbau erneuerbarer Energien, indem sie die Stromverbraucher an deren Kosten beteiligt. Wenn ein Unternehmen in seiner Produktion sehr große Strommengen benötigt, soll es durch die EEG-Umlage aber nicht in seiner Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt werden. Darum verspricht die „Besondere Ausgleichsregelung“ für diese Unternehmen eine Entlastung. Hier können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen einen Antrag auf Begrenzung der EGG-Umlage stellen. Dabei gibt es keine vollständige Freistellung von der EGG-Umlage, sondern nur eine Reduzierung.

Die Anträge müssen jeweils bis zum 30. Juni eines Jahres beim BAFA eingereicht werden. Seit 2015 sind die Anträge vollständig und ausschließlich auf elektronischen Wege zu übermitteln. Im Jahr 2017 profitierten ca. 2.800 Unternehmen von dieser Regelung.

Elektronischer Rechtsverkehr

Der elektronische Rechtsverkehr soll Gerichtsverfahren beschleunigen und die gerichtliche Kommunikation effizienter machen. Ohne auf Rechtssicherheit verzichten zu müssen, kann man damit Gerichte und Behörden einfacher erreichen. Denn mit dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP können die Nutzer nunmehr Schriftsätze und andere Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam an alle teilnehmenden Gerichte / Behörden schnell und sicher übermitteln.

Sachverständige, Bürgerinnen und Bürger sowie Organisationen nutzen in dem EGVP-Kosmos das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO). Ihren Weg ins eBO finden Sie detailliert beschrieben auf den Seiten des EGVP unter https://egvp.justiz.de/buerger_organisationen/index.php

 

Patent- und Markenanmeldung

Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) nimmt jährlich ca. 200.000 Anmeldungen von Schutzrechten entgegen – und will mit der elektronischen Anmeldung seine Prozesse deutlich rationalisieren. Darum stellt es seinen Kunden die Software PaTrAS (Patent and Trademark Application System) zum Erstellen und Validieren der Anmeldedokumente im XML-Format kostenlos zur Verfügung.

Seit 2006 ist die elektronische Anmeldung von Schutzrechten beim DPMA auf ein geschlossenes OSCI-Verfahren umgestellt. Grundlage ist die "Basiskomponente Datensicherheit -Virtuelle Poststelle des Bundes (VPS)". Damit ist die zentrale Anforderung, alle in Deutschland erhältlichen qualifizierten Signaturkarten in dem elektronischen Verfahren zu unterstützen, realisiert worden.

Nicht nur das DPMA, auch seine Kommunikationspartner sollen von der Online-Markenanmeldung profitieren. Denn im Vergleich zur Papierform bietet es nicht nur eine höhere Daten- und Informationssicherheit, sondern auch schnellere Übertragungswege und eine kostengünstigere Anmeldung.

Hier geht’s zum Deutschen Patent- und Markenamt

Geschäftsabschlüsse / Bilanzen für polnische Behörden

Seit 2019 Jahr müssen polnische Unternehmen ihre Bilanzen und Geschäftsabschlüsse auf elektronischem Wege und mit elektronischer Signatur bei den polnischen Behörden einreichen. Jetzt gibt es grünes Licht, für dieses Verfahren auch deutsche Signaturkarten, zum Beispiel die IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST, einzusetzen. Die Bilanzen sind jeweils bis zum 31.03. des Folgejahres einzureichen.

Die Unterlagen werden mittels des spezifisch polnischen ePUAP-Systems übermittelt und verarbeitet. Für deutsche Unternehmen oder Einzelpersonen, die als Gesellschafter polnischer Unternehmen von dem Verfahren betroffen sind, gibt es nun einen gangbaren Weg zur Erbringung der von ihnen geforderten elektronischen Signaturen:

Da die polnischen ePUAP-Signaturen in Deutschland nicht verfügbar sind, empfiehlt sich die Nutzung einer deutschen, EU-konformen qualifizierten elektronischen Signatur, wie z.B. der IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST. Die Anerkennung dieser Signaturkarte wurde von den polnischen Behörden bestätigt.
Die Jahresabschlüsse müssend dann im XML-Format signiert und dem Register vorgelegt werden (Signaturaustauschformat: XAdES). Für die geforderte XAdES-Signatur empfiehlt sich zum Beispiel die Software „digiSeal office“ des deutschen Herstellers secrypt GmbH, die speziell auf die polnischen Anforderungen angepasst wurde.
Die Unterlagen können von vertretungsberechtigten natürlichen Personen, die über eine PESEL-Nummer (polnische Personenkennzahl) verfügen und diese PESEL im Unternehmensregister offengelegt wurde, eingereicht werden.

Das elektronische Prozedere soll die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen vereinfachen. Die Unterlagen sind über das Webportal des polnischen Justizministeriums unter dem Link https://ekrs.ms.gov.pl zu übermitteln.

Arbeitnehmerüberlassung

Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher müssen vor Beginn der Arbeitnehmerüberlassung einen Vertrag schließen, der als „Arbeitnehmerüberlassung“ zu bezeichnen ist (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG). Zudem ist der jeweilige Leiharbeitnehmer vor der Überlassung zu konkretisieren (§ 1 Abs. 1 Satz 6 AÜG). Eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung wird sanktioniert; es drohen Bußgelder.

Der Vertrag zwischen Ver- und Entleiher bedarf der Schriftform (§ 12 Abs. 1 AÜG). Zulässig ist auch ein elektronischer Vertragsabschluss, sofern beide Parteien das Dokument mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Diese Variante empfiehlt sich vor allem dann, wenn kurzfristig Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und Verzögerungen durch den Postversand vermieden werden sollen. Um die qualifizierte Signatur nutzen zu können, braucht man neben der Signaturkarte und dem Kartenlesegerät eine  Software zur Dateisignatur.