Ende Oktober 2020 wurde im Rahmen eines Vor-Audit-Verfahrens bestätigt, dass die eingesetzten Scan-Verfahren der Bundesdruckerei GmbH den Vorgaben der „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen. Die finale Zertifizierung durch das BSI erfolgt voraussichtlich Anfang Februar 2021.
Die Aufbewahrung von Papierdokumenten stellt auf lange Sicht eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung für Verwaltung und Unternehmen dar. Durch die rechtskonforme Digitalisierung von Dokumenten werden sichere digitale Aktenführungen und medienbruchfreie Prozesse ermöglicht. Vor allem öffentliche Institutionen der Verwaltung und Justiz müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Prozesse digitalisieren und bis spätestens 2022 bzw. 2026 eine elektronische Akte einführen. Die Übertragung von papierbasierten Dokumenten in die elektronische Akte sollte nach dem Stand der Technik, das heißt, nach der TR RESISCAN, erfolgen.
Mit der TR RESISCAN hat das BSI 2013 eine Richtlinie veröffentlicht, die eine erhöhte Rechtssicherheit beim „ersetzenden Scannen“ sicherstellen soll. „Ersetzendes Scannen“ bezeichnet das Scannen von Dokumenten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bei gleicher Beweiswerterhaltung.
Die Bundesdruckerei bietet professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung nach den Vorgaben der technischen Richtlinie an. Im Vor-Audit wurde der RESISCAN Service geprüft: „Der Untersuchungsgegenstand wird damit grundsätzlich als geeignet angesehen, die Anforderungen der BSI TR-03138 RESISCAN zu erfüllen. […] Abweichungen gegen die Norm konnten im Voraudit nicht festgestellt werden“, so das Fazit des BSI-Auditors.
Das Leistungsangebot der Bundesdruckerei erstreckt sich von der Dokumentenvorbereitung über den sicheren Transport und den Scan-Vorgang bis hin zur Vernichtung der Originaldokumente. Die digitalen Dokumente werden außerdem mit einer elektronischen Signatur versehen, um so die Echtheit sicherzustellen.
Die Vorteile: Durch die rechtskonforme Dokumentendigitalisierung nach TR RESISCAN wird die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente gesichert. Lagerkosten sowie Räumlichkeiten für Papierdokumente entfallen. Die digitalisierten Dokumente ermöglichen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff. So werden Prozessdurchlaufzeiten erheblich reduziert und Dokumente können in Sekundenschnelle gefunden werden. Außerdem sind die Dateien mittels OCR-Erfassung (optische Zeichenerkennung) per Volltextsuche durchsuchbar.
Quelle: Bundesdruckerei