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Checkliste zur Rechnungssignatur

Welche Lösungen bieten sich an?

Für Unternehmen, die die elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur bei sich einführen möchten, gibt es kein Patentrezept. Abhängig von den individuellen Anforderungen weichen die jeweiligen Signaturausstattungen in Funktionsumfang, Komplexität und Preis voneinander ab. Eine Lösung zur elektronischen Rechnung ist darüber hinaus immer erst dann komplett, wenn auch der Aspekt der elektronischen Archivierung berücksichtigt wird.

Wir empfehlen daher, die elektronischen Rechnungsstellung erst nach einer gründlichen Analyse der Situation und Anforderungen im Unternehmen einzuführen. Folgende Aspekte sollten dabei u.a. betrachtet werden:

1. Wieviele Rechnungen werden in Ihrem Unternehmen pro Jahr erstellt?
Mit einer „normalen“ Signaturkarte muss pro Datei, die signiert werden soll, die Signaturkarte durch Eingabe des individuellen PIN-Codes aktiviert werden. Dieses Verfahren ist bei bis zu 50 Rechnungen pro Monat zumutbar, bei höheren Aufkommen aber lästig. Die – etwas teureren - Massensignaturkarten ermöglichen dagegen, vordefinierte Mengen von Dateien unmittelbar nacheinander bei nur einmaliger PIN-Eingabe zu signieren (batch-Verfahren, serverbasierte Verfahren).

2. Wie erstellen Sie Ihre Rechnungen im Moment?
Entscheidend ist die Frage, ob der Rechnungssteller ein ERP-System (Enterprise Ressource Planing = Warenwirtschaftssystem, z.B. SAP) einsetzt oder seine Rechnungen einzeln in Dateiform erzeugt. In ERP-Systeme kann auch die Signatur automatisiert eingebunden werden; bei der herkömmlichen Rechnungserstellung sind dagegen manuelle oder halbautomatische Verfahren der Signaturerzeugung angezeigt.

3. Welche Rechnungsempfänger haben Sie?
Der Empfänger muss mit der elektronischen Zustellung der Rechnung einverstanden sein (er kann dieses Einverständnis stillschweigend erteilen). Schließlich bürden Sie dem Empfänger Ihrer elektronischen Rechnungen die zehnjährige elektronische Archivierung auf. Sehr kleinen Unternehmen, die sehr wenige Rechnungen von Ihnen bekommen, erscheint dieses Verfahren möglicherweise nicht attraktiv. Sie sollten daher die Einführung der elektronischen Rechnung abstimmen und sich auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner über Lösungen der elektronischen Archivierung (s.u.) informieren.

4. Welche Archivierungslösung kommt für Sie in Frage?
Für Rechnungsempfänger wie Rechnungssteller gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist der elektronischen Daten; der Rechnungsempfänger muss zusätzlich die verifizierte Signatur der Originalnachricht konservieren. Die einfachste, wenn auch langfristig nicht komfortabelste Form der Archivierung besteht in der Speicherung der Daten auf einer nicht-wiederbeschreibbaren CD-Rom. Auf der wirklich sicheren Seite sind Sie aber nur mit einem revisionssicheren Archiv, das im eigenen Haus betrieben oder als ausgelagerte Dienstleistung in Anspruch genommen werden kann.

5. Möchte der Rechnungsempfänger die Daten elektronisch weiterverarbeiten?
Die eigentlichen Effizienzvorteile der elektronischen Rechnung schöpft man erst dann aus, wenn bei einschlägigen Größenordnungen die elektronischen Rechnungen vom Warenwirtschaftssystem des Absenders direkt in das Warenwirtschaftssystem des Empfänger fließen, ohne dass Medienbrüche wie z.B. papierne Sammelabrechnungen anfallen. Dies setzt allerdings voraus, dass die entsprechenden Datenformate kompatibel sind. Für diese Anforderung stehen Dienstleister bereit, die strukturierte Rechnungsdaten in das beim Empfänger gewünschte Format konvertieren.

Wir stellen Ihnen gern skalierte Lösungen vor und beraten Sie zu deren Einführung.
 

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