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Rechtsgrundlagen

Seit 2004 galt nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes die Regel: Elektronische Rechnungen berechtigen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Diese sollte die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung garantieren.

Mit dem neuen Steuervereinfachungsgesetz, in Kraft seit dem 01.07.2011, rückt das Bundesfinanzministerium nun von dieser technischen Perspektive ab und definiert:

  1. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. 
  2. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Selbstverständlich können die Unternehmen auch weiterhin eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren für ihre Rechnungen einsetzen. Sie können aber auch darauf verzichten. In diesem Falle müssen sie durch ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ die Korrektheit der Rechnung sicherstellen, also die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung. Wie diese innerbetrieblichen Kontrollverfahren aussehen, legt jeder Unternehmer selbst fest. Es ist lediglich darauf zu achten, dass anhand eines verlässlichen Prüfpfads ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt wird.

Das Bundesfinanzministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass dieser verlässliche Prüfpfad keine neue Aufzeichnungspflicht begründet. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden. Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet also auch nicht, dass es sich um ein EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. In der einfachsten Form kann es z.B. auf einem manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein beruhen.

Die Vereinfachungen rund um die elektronische Rechnung machen allerdings bei der Aufbewahrungspflicht Halt. Diese ergeben sich aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Hier gilt nach wie vor: Elektronische Rechnungen müssen auch weiterhin elektronisch aufbewahrt werden – einfaches Ausdrucken und Abheften gilt nicht. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein; eine nachträgliche Veränderung der Daten muss ausgeschlossen sein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Sehr hilfreich zur praktischen Umsetzung ist der Frage-Antwort-Katalog des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Rechnung.
 

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